Более 2000 бизнесменов, маркетологов, дизайнеров и разработчиков следят за новостями нашего блога.

Присоединяйтесь:

Подписаться
Отлично!

Подтвердите подписку: письмо в почте, там жмите на ссылку

Все записи
MIKE8
Рассказывает Михаил Терентьев,
Внештатный эксперт

Мы провели исследование, какие корпоративные рассылки есть у российских компаний. Статья будет полезна предпринимателям и директорам, особенно директорам по персоналу, а также всем тем, кто хочет делать рассылку сотрудникам своей компании.

Как проводилось исследование

Мы попросили несколько компаний, известных своей теплой корпоративной атмосферой, рассказать о своих корпоративных рассылках.

 

Экспертами исследования стали:


Многие из них прислали примеры. Другие пересказали содержание рассылок, но примеры не смогли прислать — потому что письма содержат строго внутреннюю информацию.

 

Зачем делать корпоративные рассылки

Многие вещи лучше рассказать сотрудникам, проведя общее собрание. Это отлично работает для небольших компаний или важнейших событий. Например, в день энергетика директор энергетической компании собирает и поздравляет сотрудников в общем зале.

Однако личные встречи подходят не для всей компаний и не для всех ситуаций. В таких случаях лучше работает email-рассылка по сотрудникам.

Цель корпоративных рассылок — помогать сотрудникам выполнять свою работу и сплачивать команду. Если сотрудники информированы о работе компании, планах руководства и новых продуктах — они понимают смысл своей работы, качественнее обслуживают клиентов и лучше отзываются о своей компании.

В первую очередь, рассылка нужна для удобства самих сотрудников: для того, чтобы видеть все важные новости в одном дайджесте и знакомиться с работой коллег.

анастасия-жбанова
К сделке нужно идти длительное время. Поэтому важно, чтобы брокер ощущал свою значимость для компании каждый день, а не только после завершения сделки. В корпоративной газете он имеет возможность поделиться достижениями своего департамента, даже если они промежуточные.

Итого, корпоративная рассылка помогает решать эти задачи:

Рассылка — это лишь один из форматов корпоративных коммуникаций. Есть и другие. Каждый формат решает свои задачи, имеет свои плюсы и минусы. Часто компания использует сразу несколько форматов, которые дополняют друг друга.

Далее мы посмотрим, какие форматы корпоративных коммуникаций существуют, и как они помогают решать бизнес-задачи.

Форматы корпоративных коммуникаций

 

Печатный журнал

«Альфа-банк» рассылает сотрудникам печатный журнал «Альфа-навигатор»:

альфа

По словам бывшего сотрудника банка, журнал мало кто читает. Руководство придумало несколько способов повысить читаемость:

  1. Накануне рассылается анонс журнала.
  2. В дополнение к печатному журналу рассылается его электронная версия.
  3. Если в электронном журнале есть видео или аудио — к нему идут бесплатные наушники.
  4. Вместе с печатным журналом приходит подарок-сюрприз. Например, экологичная шариковая ручка из бумаги.

 

Для вовлечения хорошо работают опросы. Например, в какой период дня вы чувствуете максимальную работоспособность? Дальше высылаем результаты, а еще через какое-то время рекомендуем книгу про бодрое самочувствие.

екатерина-полухина
Минусы печатного журнала

Плюсы

 

Электронный журнал

Риелторская компания «Kalinka Group» выпускает для сотрудников ежемесячную газету «ГУД’ОК». Она рассылается в формате «пдф» во вложении к письму:

калинка-гудок

Минусы

Плюсы

 

Дополнительно, для внутрикорпоративных коммуникаций, мы используем мобильные мессенджеры. Уже сейчас используется WhatsApp для оперативной работы отдела продаж. Это интересный формат, и скорее всего, он у нас приживётся.

Интранет

Это общее рабочее пространство, где хранятся файлы и ведется обсуждение рабочих и внерабочих вопросов. Крупные компании разрабатывают собственный интранет под свои нужды. Небольшие и средние используют сторонние решения.

Компания «Мейл» разработала интранет «Мы»:

мымэйл

Подробнее об интранете «Мейла» рассказала Анастасия Жбанова, пресс-секретарь «Одноклассников» (входят в Mail.Ru Group):

 

«Интранет позволяет решить целый круг задач, прежде всего вопросы вовлечения и внутренних коммуникаций:

 

Команда Out of Cloud в качестве интранета использует облачную систему ведения проектов «Бейскемп». Здесь мы ставим задачи, общаемся с клиентом, делимся новостями и файлами:

бэйскемп

Пользуемся «Бейскемпом» уже три года. Правда, интерфейс на английском языке подойдет не всем компаниям.

 

Минусы

Плюсы

 

Социальные сети

Кроме интранета «Мы» команда «Одноклассников» использует в собственной социальной сети тематические группы коллег. Также есть открытая группа, посвященная новостям проекта:

однокласвсеок

Минусы

Плюсы

 

Рассылка по электронной почте

Самый распространенный формат. Можно делать рассылку без дизайна, как обычное письмо:

фабрикаокон

Западные компании используют фирменные шаблоны:

цбре

Минусы

Плюсы

 

Многие компании используют для разных задач разные форматы коммуникаций. Например, «Одноклассники» для сообщений от руководства используют рассылку, для общения между коллегами — интранет «Мы» и закрытые группы в социальных сетях, а для новостей о компании — открытую группу «Все ОК!».

Большинство компаний, которые мы опросили, преимущественно используют формат email-коммуникаций — он наиболее понятен и прост для внедрения. Поэтому в этом исследовании мы подробно рассмотрим именно email-рассылки.

 

Представьте два менеджера.  Один ведет рассылку о работе своего отдела, а второй нет. Сотрудники будут выше ценить первого менеджера, потому что все в курсе событий и результатов его отдела.
алина-ибрагимова

Информационные поводы корпоративных рассылок

Существует много поводов для рассылки. Их можно разделить на группы:

  1. Рассылки о работе.
  2. Рассылки о сотрудниках.
  3. Рассылки вне работы.
  4. Рассылки для одного сотрудника.

 

Например, в «Сплате»:

Не пугайтесь, что рассылок много. Все они выходят по разным поводам, от разных людей и в разное время.

Рассылки о работе

 

Дайджест новостей

«Одноклассники» по пятницам выпускают еженедельный дайджест. Он выходит в приятном дизайне:

окдайдж

Дайджест рассказывает о новостях за прошедшую неделю, публикациях в СМИ и анонсирует внутренние мероприятия.

Результат

 

В «Одноклассниках» работает более 300 человек в Москве, Петербурге и Риге. Знать, что происходит у коллег в других отделах и даже городах, получать информацию из первых рук — для нас не менее важно, чем делиться новостями вне компании.
анастасия-жбанова

Планы и успехи

Компания «Джонсон и Джонсон» рассказывает своим сотрудникам о новых продуктах и рекламных акциях. Ставится акцент на том, как все это поможет компании расти:

компид

Результаты

 

Новые продукты и сервисы

«Манн, Иванов и Фербер» регулярно рассказывают сотрудникам о новых возможностях сайта издательства. В одной из рассылок они пишут о появлении функции «Добавить в вишлист»:

45тату

Результат

 

Текущие бизнес-задачи

В рассылке можно зафиксировать информацию о задачах, собрании или мероприятии: повод, состав участников, время, место, что подготовить.

 

Аналитика рынка

Евгений Демин, генеральный директор «Сплата», регулярно высылает менеджерам аналитические материалы:

практиканов

Результат

 

Публикации о компании в СМИ

«Манн, Иванов и Фербер» делают специальную рассылку о том, какие СМИ пишут о книгах издательства. Например, «РИА Новости» написали, что Федор Бондарчук будет снимать кино по книге «Код Дурова»:

бондарчук

Автор рассылки шутит по этому поводу: «Друзья, доброе утро! В России каждую минуту рождается 3 потенциальных читателя МИФа, а каждые 2 часа — новая рецензия на одну из наших книг».

 

Результат

 

Отзывы клиентов

Руководство «Фабрики окон» уделяет огромное внимание клиентам и заражает этим команду. У них есть еженедельная рассылка с индексами удовлетворенности и отзывами:

нпс

Результат

 

Рассылки о сотрудниках

Выход нового сотрудника

Хорошо, когда сотрудники одной компании знают друг друга. Если в команду приходит новый человек — его можно представить коллегам в рассылке. Стоит указать:

 

Пример «Фабрики окон»:

коллегиполухина

 

В письме есть документ-вложение. Это краткое эссе, которое каждый новый сотрудник пишет о себе спустя неделю работы. Он рассказывает о своем опыте в оконной сфере, своих увлечениях, и почему пришел в «Фабрику окон», прикладывает фотографию.

Результат

 

Благодарность за работу

«Фабрика окон» каждый месяц отмечает лучших сотрудников:

лучшиесотр

Для каждого отдела есть свои критерии, кто попадает в рассылку. Критерии основаны на четких KPI.

Результат

 

Корпоративы, мероприятия, события у сотрудников

Евгений Демин благодарит коллег за поздравление с днем рождения и праздник:

сплат

Другой пример — рассылка о том, как дети сотрудников посетили «Фабрику окон»:

впервые-в-фабрике

Результат

 

У меня есть формула для рассылок о мероприятиях, праздниках и конференциях. Я делаю три рассылки:

екатерина-полухина

Письма одному сотруднику

 

Отбор в компанию

Email-рассылка сопровождает каждый этап:

  1. Кандидат заполнил заявку на вакансию —> подтверждение, что заявка получена, и благодарность за интерес к вакансии.
  2. HR-менеджер перезвонил кандидату и договорился о собеседовании —> письмо, фиксирующее время и место встречи.
  3. Вечером после собеседования (вне зависимости от результатов) —> благодарность за встречу и обещание будущего контакта.
  4. Кандидат одобрен —> поздравление, фиксация условий работы, даты и времени выхода.
  5. Кандидат не одобрен —> отказ и сожаление.

Многие из этих писем можно шаблонизировать или даже сделать автоматическими.

Результаты

 

Общение с новым сотрудником

Екатерина Полухина, HR-менеджер «Фабрики окон», высылает каждому новому сотруднику приветственно письмо. В письме Екатерина объясняет, «где что лежит» и к кому обращаться с вопросами, дает ссылки на полезные материалы и информацию о ближайших событиях:

фабрикаполухина

В приложении к письму — презентация о компании. В ней говорится о ценностях компании, структуре и основных процессах.

Первые слайды презентации сразу настраивают на нужный лад:

фабрикаокон!

Результат

 

В «Эльдорадо» 20 000 сотрудников. Сильно развита корпоративная культура, есть корпоративная рассылка.
Если у кого-то было горе или нужда — через рассылку собирали деньги или любую другую помощь. Всегда выручали людей.
александр-буренков

Наши собственные рассылки

Показав корпоративные рассылки других компаний, мы не могли не показать свои.

Каждую пятницу мы в Out of Cloud подводим итоги недели. Делимся друг с другом важными событиями недели и обсуждаем планы на следующую. Обычно это происходит в таком формате. Вечером в пятницу сотрудники московского офиса наливают чай-кофе и собираются вокруг большого стола, а удаленные подключаются по скайпу.

Бывает, итоги в таком формате не получается подвести. Тогда основатель Out of Cloud Виталий Александов делает рассылку. А потом каждый член команды может написать на общий ящик, чем неделя запомнилась ему.

Письмо Виталия:

виталя

Дополнительно к итогам недели мы решили подводить итоги месяца — именно в формате рассылки. Письмо с итогами месяца рассылает коммерческий директор Михаил:

Миша

Как делать рассылку

Вместе с экспертами мы сформулировали ряд рекомендаций для тех, кто запускает или уже ведет корпоративную рассылку.

Что вы хотите получить от рассылок? Контент нужно настраивать под цели.

Если рассылки будут приходить от всех подряд, они потеряют ценность. В «Фабрике окон» рассылки от коммерческого директора чаще посвящены акциям, а от службы персонала — людям и событиям».

Не грузите рассылки большой текстовой информацией. Добавляйте фото, картинки и инфографику.

Нужно ждать, что тебя услышат, при этом знать, что услышат не все. Конверсия из рассылки в открытое письмо ниже, чем 100%. А прочитывают и проживают полученную информацию — еще меньше. Но те, кто хочет услышать, все равно услышат.
екатерина-полухина

Руководитель пишет раз в месяц. Отдел маркетинга может писать по мере поступления новостей: обновления сайта, запуска рекламных кампаний.
алина-ибрагимова

Любой корпоративный digest или другой формат информирования должен быть составлен из той информации, которая реально нужна коллегам, которой они могли бы поделиться между собой.

Посылать письма «в один конец» смысла не имеет. Нужно переводить обсуждение на площадку, где сотрудники смогут выразить свое мнение, поделиться комментарием. А также дать возможность сотрудникам участвовать в рассылке. Мне кажется, что ничего так не мотивирует к прочтению дайджеста, чем собственная в нем новость.
анастасия-жбанова

Я пишу письма по горячим следам. 3-4 числа каждого нового месяца на общий ящик приходит мой обстоятельный рассказ о проделанной работе. Что удивительно, в те редкие моменты, когда я задерживаюсь, коллеги сами напоминают, мол, а где же очередные итоги?

В моих письмах история взлетов и падений. Это 100% честный рассказ о том, что происходит на рынке и в компании. Если нам пришлось расстаться с кем-то из команды, я открыто говорю о причинах. Особенно в тех ситуациях, когда это может послужить нам уроком.

Менеджер, сильно зацикленный на себе, забывает поблагодарить сотрудников за выполненную работу. Если такое происходит один-два раза — ну ладно, закрутился, с кем не бывает. Но если постоянно — отношение к начальнику соответствующее. Я вкалываю, а ты не ценишь? Не забывайте дать обратную связь. Как минимум, сказать коллегам спасибо.
максим-крайнов

Невероятно важно, чтобы хотя бы часть информации шла именно от руководителя компании. Хотя бы короткая благодарность. В первую очередь команда слушает и надеется на капитана.

Нет ничего хуже, чем унылое перечисление: новость номер один, номер два, номер три. Рассылка  — это творчество. Делайте ее в первую очередь такой, как вы хотите, а не «как должно быть». Кстати, рассылка — отличный способ развить навыки писателя, редактора. Пробуйте, играйте, творите. Конечно, не в ущерб коллегам и работе.

Какой бы хорошей и правильной не была рассылка, наверняка будут сотрудники, которым она не нравится. Если есть возможность — обсудите с ними, что именно не нравится, и что они предлагают улучшить. Дальше по ситуации. Если это просто троллинг — не обращайте внимания. А конструктивные предложения здорово внедрить. И рассылка станет лучше, и человеку будет приятно.
На этом у меня все.
Огромное спасибо всем компаниям, которые приняли участие в исследовании. Без вашей помощи ничего бы не получилось. Вы еще раз доказали, что России есть работодатели, которые открыты для общения с сотрудниками, любят свое дело и стараются на совесть. Спасибо!
алексей-мигальников
Напоследок хочется предостеречь. Главная ошибка, которую можно допустить — считать, что для общения с командой рассылки хватит. Это не так. Рассылка дополняет, но не заменяет живое общение. Собрания, корпоративы и личные встречи помогают установить эмоциональный контакт и донести сотрудникам ваши ценности.
Особенно важно встречаться лицом к лицу с новичками. Вначале 1-2 раза в неделю, затем реже, раз в месяц. Со старичками — минимум раз в полгода общаться один на один. Подробно обсуждать, что человеку нравится и не нравится, что можно улучшить в его работе, в его отделе, и как вы с ним видите его развитие в компании.
Здорово дарить коллегам небольшие подарки, проявлять внимание и просто улыбаться. Как это делать — здорово написал Максим Ильяхов в статье о пяти языках любви, рекомендую.

Хороших вам рассылок и приятного общения!

P.S. Перешлите ссылку на статью вашему коллеге, который хочет делать рассылку по сотрудникам.
P.P.S. Если вы уже делаете корпоративные рассылки и готовы об этом рассказать — это здорово! Напишите мне на mike@outofcloud.ru. Мы разместим ваш кейс в блоге Out of Cloud.

 

Плюсануть
Поделиться
Класснуть