Более 2000 бизнесменов, маркетологов, дизайнеров и разработчиков следят за новостями нашего блога.

Присоединяйтесь:

Подписаться
Отлично!

Подтвердите подписку: письмо в почте, там жмите на ссылку

Обсудить проект
Отправить
Сообщение отправлено и мы позвоним вам в ближайший рабочий день с 9 до 17 часов.
Связаться
Все записи
TCysQrwHPRM
Рассказывает Александра Яковлева,
Редактор

У каждой компании рано или поздно формируются собственные принципы взаимодействия друг с другом. Это может быть переписка в групповых чатах, обмен информацией по почте, планерки и видеоконференции. Формат общения формируется исходя из задач, над которыми команда работает. Но иногда оказывается, что устоявшиеся методы не совсем эффективны. Например, долгие совещания отнимают время или обсуждение в групповом чате не помогает принять решение.

В этой статье мы рассмотрим способы общения сотрудников друг с другом и сравним наиболее распространенные приложения для корпоративного общения. Надеемся, что наш обзор покажет вам ряд новых возможностей, а методы сделают работу более продуктивной.
Чаты. В чатах лучше обмениваться срочной информацией, решать организационные вопросы и обсуждать проблемы, в которые вовлечено большое количество людей.

Мария Иванова: Ребят, вечером собираемся поштурмить по проекту. Встречаемся в 17 часов в переговорке. Кто сможет?
Никита Баринов: я
Сергей Старков: Я не смогу, буду на встрече с клиентом.
Миша Старостин: давайте в 17.30? Серег, к этому времени успеем вернуться.
Сергей Старков: ок
Мария Иванова: Хорошо, давайте в 17.30. Всех жду!

Если в диалоге появляется важная информация, лучше продублировать ее на почту, чтобы собеседнику было проще ее найти. В активной переписке сложно найти нужное сообщение, а некоторые чаты вообще стирают сообщения через какое-то время

Чат — удобный, но не универсальный инструмент. Постоянные уведомления отвлекают коллег от работы и затягивают процесс обсуждения. Но иногда без чата не обойтись.

Рассмотрим несколько мессенджеров, которые сделают командную работу удобной.

SLACK. Наиболее распространенный инструмент для корпоративного общения. Существует возможность общаться тет-а-тет, приглашать людей к диалогу, создавать «комнаты» для тематических бесед. Есть версия для рабочего стола, веб-версия и мобильное приложение.

slack

Вы можете пригласить неограниченное количество собеседников. В отличие от других,  где число участников ограничено.

В Slack можно контролировать уровень шума. При обычной переписке приложение не отправляет звуковые сообщения и пользователь не отвлекается на уведомления. Если нужно, чтобы собеседники срочно отреагировали, участник чата обращается к другим через символ @. Адресовать сообщение можно всем собеседникам с помощью @channel или конкретному собеседнику из списка.
В Slack есть горячие клавиши. С помощью них можно переключаться между комнатами, устанавливать статусы и помечать сообщения.

HIPCHAT. Мессенджер, в котором также удобно общаться один на один или в команде. Существуют веб и мобильная версии.

Плюсы:

 

Минусы:

hipchat

КАТО. Приложение будет полезно для команды программистов. В нем пользователи смогут обмениваться кодом без нарушения его структуры. В Каto можно подписаться на несколько комнат и следить за тем, что в них происходит в режиме новостной ленты. Это выгодно отличает его от Slack и HipChat, так как в этих мессенджерах приходится переключаться между комнатами. Также в Kato есть возможность залогиниться в нескольких аккаунтах и работать в разных командах параллельно. В Slack и HipChat такой возможности нет. Эта функция может пригодится, если вы работаете не только внутри своей команды, но и взаимодействуете, например, с командой разработчиков партнеров.

Katochat 

Почта. Отправляйте на электронный ящик важную информацию: ссылки, файлы, ключевые вопросы по проекту. Если вы обсуждаете ситуацию в чате, то важную информацию или ссылку, связанную с ней, лучше продублировать на почту. Там ее проще найти через какое-то время. При спорных ситуациях вы всегда сможете доказать, что нужная информация была отправлена. При этом не стоит забивать почту обсуждением, которое может быстро потерять актуальность. Потом вам будет сложно найти что-то важное среди длинной цепочки писем:

Нет
Подойди после обеда к Михаилу Сергеевичу.

Да
18 апреля в 15.30 встречаемся с заказчиком в офисе на Динамо. Подготовь документацию заранее.

 

 

События, лучше прописывать календаре, приглашая туда всех участников. Пометка поможет планировать рабочую неделю с учетом встречи, а уведомление напомнит о предстоящем мероприятии.

календарь

Прописывайте тему письма как можно конкретнее. Это сэкономит время в будущем.

Чтобы не отправить получателю недописанное письмо случайно, сначала составьте текст, потом введите адрес получателя. Если переписка идет в цепочке писем, в некоторых случаях полезно составить сообщение в отдельном документе, а потом вставить в письмо.

Папки проектов наведут порядок в почте. Находить нужную информацию будет просто и быстро.

отобрала

Переписка в почте отличается от общения в чате. Она  эффективна, когда сообщения составлены максимально информативно и хорошо структурированы.

Нет
Привет! Ну, слушай, тендер — вещь хорошая. Мы, конечно, рискуем. Но пробовать надо. Если мы сейчас все соберемся и приложим максимум усилий, то у нас есть все шансы на победу. Давай делать!

Да
Привет!В пятницу прошла наша встреча по тендеру. Я обещал подумать и вот, что я понял. Проект сложный, но мы можем попробовать. У нас есть хорошие шансы на победы, если:

— мы подключим самых сильных программистов, таких Андрея и Колю. Остальные не потянут.

— возьмем дизайнеров из агентства.

— освободим менеджера, например Олю, от других проектов и посадим заниматься только этой работой.

Узнай заранее, сможем ли мы сейчас сильный программистов посадить сейчас сюда. Если они загружены — разговор бессмысленен.

Мы, конечно, рискуем. Но деньги хорошие. Считаю, что стоит стоит делать. Интересно твое мнение. Что ты думаешь?
Жду твоего мнение и решение того, кого мы сейчас можем подключить к проекту.

 

В целом оба письма составлены про одно и том же. Но после второго работа пойдет эффективнее. В письме обозначена ситуация, возможные проблемы и пути решения. Получатель уже может приступить к выполнению задач, понимая возможные ограничения.
В первом случае непонятно, что конкретно сейчас нужно делать. Скорее всего, переписка превратиться в длительное обсуждение с рядом наводящих вопросов.

Привет! Понял тебя. Давай пробовать. С чего начнем? Какие у нас возможности?

 

Комментарии к проектам. Обсуждать конкретный проект удобно в карточке проекта в любом сервисе, в котором вы работаете над задачам. Например, trello, Basecamp и др. Подробнее эти сервисы мы рассмотрим в следующих статьях. За комментариями смогут следить все участники проекта. С появлением нового комментария участникам приходит уведомление на почту.
Разберем обсуждение дизайнерского проекта. В карточке пишите конкретную информацию, а дискуссию переносите в чат. Иначе исполнителю будет сложно понять к какому решению пришли в итоге и какими пожеланиями стоит руководствоваться.

Комментарии к проекту
— ссылка на рабочие материалы: элементами фирменного стиля и референсы (примеры, на которые стоит ориентироваться);

— контакты;

— комментарии по правкам;

— резюме обсуждения.

Обсуждение в чате
— я думаю, цвет должен быть темнее. У них же, вроде, другой цвет в фирменной палитре.

— нет, этот цвет: #0054a6. На баннере он накладывается маской на темную фотографию, поэтому и выглядит темнее.

— теперь понятно.

Звонки. В ответственный моменты лучше созваниваться с коллегами.  Особенно, если вы работаете в разных помещениях. Во время живого разговора вопросы решаются оперативнее, чем через переписку. Также через живую речь лучше передаются эмоции: проще выделить актуальные вещи, расставить акценты или передать свое отношение к предмету. Если есть опасения, что коллега вас неправильно понял, договоритесь о созвоне.

Озвучьте повестку в начале беседы, особенно если разговор предполагает длительное обсуждение. Это поможет участникам сосредоточиться на задаче и встреча получается продуктивнее. После созвона зафиксируйте важные договоренности и отправить на почту всем участникам разговора.
После того, как вы сообщили коллеге важную информацию или поставили задачу, попросите его озвучить собственное понимание или еще раз проговорить понимание задачи. Это поможет избежать недопонимания в будущем.

Задавай открытые вопросы: что ты думаешь? когда мы сможем закончить проект? какие трудности? Они помогут лучше узнать о видении ситуации вашего собеседника.

Нет
— Вася, я недоволен твоей работой за последний месяц. Показатели низкие, проект двигается медленно. Я хочу, чтобы ты взял себя в руки и начал работать эффективнее.
— Хорошо, постараюсь.

Да
— Вася, за последний месяц на проекте ничего не изменилось. Мне это не нравится. Скажи, почему так происходит? Когда работа пойдет быстрее?

— Да, Сергей. Я не прав, что перестал уделять проекту много сил. Но внезапно пришел клиент, у него полетела база, которую мы настраивали последние четыре месяца. Если ее не исправить сразу, мы потеряем деньги. Поэтому я отвлекся и запустил проект. Тут еще работы на несколько дней. Как только решим вопрос, вернусь на проект.

— Ладно. Я тебя понял. Да, клиентский проект это важно. Но забрасывать внутренние проекты нельзя. Научись делегировать задачи.

Давай сделаем так. Ты, как ведущий программист, будешь распределять работу между сотрудниками отдела, если сам не справляешься, но результат я все равно спрошу с тебя.
— договорились.

Подведем итоги.

10 советов для эффективной работы при общении с коллегами.

  1. Обсуждайте в чате организационные вопросы.
  2. Спланируйте работу так, чтобы коллеги всегда были на связи, но при этом интенсивная групповая переписка в чате не отвлекала от основной работы.
  3. Для важных обсуждений собирайте встречу и озвучивайте задачу. В некоторых случаях эмоции помогают передать ключевые моменты, которые нельзя почувствовать в переписке.
  4. Структурируйте работу в почте: прописывайте темы и храните письма в отдельных папках проектов.
  5. Составляйте письма максимально информативными и четкими. После прочтения у получателя должно оставаться понимание, чего именно от него ждут.
  6. Не засоряйте переписку сообщениями, которые быстро теряют актуальность. Например, сообщение «во сколько пойдем обедать?» лучше оставить для чата. Так почтовый ящик не будет засоряться и вам будет проще найти действительно важную информацию.
  7. Не стоит загружать таск-менеджер долгим обсуждением проекта. Спорные вопросы лучше перенести в чат. В комментариях к проекту лучше фиксировать конкретную информацию. Так исполнитель поймет, какими именно комментариями следует руководствоваться при выполнении задачи.
  8. Перед звонком сообщите собеседнику о чем планируете говорить, изложите информацию и дождитесь обратной связи. Важно убедиться в том, что тебя услышали и поняли.
  9. В конце зафиксируйте договоренность в письменной форме и отправьте резюме на почту.
  10. При разговоре с коллегой задавайте открытые вопросы. Это те, на которые невозможно ответить «да» или «нет». Например: «что думаешь?», «почему так произошло?», «как мы это сделаем?». Так вы узнаете больше полезной информации.
Плюсануть
Поделиться
Класснуть