Мы провели исследование, какие корпоративные рассылки есть у российских компаний. Статья будет полезна предпринимателям и директорам, особенно директорам по персоналу, а также всем тем, кто хочет делать рассылку сотрудникам своей компании.

Как проводилось исследование

Мы попросили несколько компаний, известных своей теплой корпоративной атмосферой, рассказать о своих корпоративных рассылках.

Экспертами исследования стали:

Многие из них прислали примеры. Другие пересказали содержание рассылок, но примеры не смогли прислать — потому что письма содержат строго внутреннюю информацию.

Зачем делать корпоративные рассылки

Многие вещи лучше рассказать сотрудникам, проведя общее собрание. Это отлично работает для небольших компаний или важнейших событий. Например, в день энергетика директор энергетической компании собирает и поздравляет сотрудников в общем зале.

Однако личные встречи подходят не для всей компаний и не для всех ситуаций. В таких случаях лучше работает email-рассылка по сотрудникам.

• Крупные компании, особенно компании с филиальной сетью. Рассылка требует меньше времени и денег, чем собрания.
• Частые собрания отвлекают и мешают работе. Во многих случаях удобнее проинформировать сотрудников и получить обратную связь по почте.
• Повторяющиеся коммуникации. Когда в компанию приходит новый сотрудник, самую важную информацию лучше рассказать ему лично, а для остального удобнее создать серию шаблонных писем.

Цель корпоративных рассылок — помогать сотрудникам выполнять свою работу и сплачивать команду. Если сотрудники информированы о работе компании, планах руководства и новых продуктах — они понимают смысл своей работы, качественнее обслуживают клиентов и лучше отзываются о своей компании.

В первую очередь, рассылка нужна для удобства самих сотрудников: для того, чтобы видеть все важные новости в одном дайджесте и знакомиться с работой коллег.

К сделке нужно идти длительное время. Поэтому важно, чтобы брокер ощущал свою значимость для компании каждый день, а не только после завершения сделки. В корпоративной газете он имеет возможность поделиться достижениями своего департамента, даже если они промежуточные.

Итого, корпоративная рассылка помогает решать эти задачи:

• Информирование сотрудников.
• Организация текущей работы.
• Вовлечение новичков в работу.
• Эмоциональный заряд.
• Обратная связь от сотрудников.

Рассылка — это лишь один из форматов корпоративных коммуникаций. Есть и другие. Каждый формат решает свои задачи, имеет свои плюсы и минусы. Часто компания использует сразу несколько форматов, которые дополняют друг друга.

Далее мы посмотрим, какие форматы корпоративных коммуникаций существуют, и как они помогают решать бизнес-задачи.

Форматы корпоративных коммуникаций

Печатный журнал

«Альфа-банк» рассылает сотрудникам печатный журнал «Альфа-навигатор»:

По словам бывшего сотрудника банка, журнал мало кто читает. Руководство придумало несколько способов повысить читаемость:

1. Накануне рассылается анонс журнала.
2. В дополнение к печатному журналу рассылается его электронная версия.
3. Если в электронном журнале есть видео или аудио — к нему идут бесплатные наушники.
4. Вместе с печатным журналом приходит подарок-сюрприз. Например, экологичная шариковая ручка из бумаги.

Для вовлечения хорошо работают опросы. Например, в какой период дня вы чувствуете максимальную работоспособность? Дальше высылаем результаты, а еще через какое-то время рекомендуем книгу про бодрое самочувствие.

Минусы печатного журнала

• Требует расходов на печать и распространение.
• Занимает место на рабочем столе или в шкафу. В худшем случае летит в урну.

Плюсы

• Многим людям больше нравится читать печатный журнал, чем с монитора.
• Можно взять с собой и читать в дороге.

Электронный журнал

Риелторская компания «Kalinka Group» выпускает для сотрудников ежемесячную газету «ГУД’ОК». Она рассылается в формате «пдф» во вложении к письму:

Минусы

• Иногда газету нельзя посмотреть прямо в почте и нужно скачивать файл на компьютер.

Плюсы

• Скачанный файл удобно хранить на компьютере. При необходимости вернуться к информации не нужно искать в почте письмо с газетой.
• Если привлечь дизайнера, пдф-газету можно красиво сверстать.

Дополнительно, для внутрикорпоративных коммуникаций, мы используем мобильные мессенджеры. Уже сейчас используется WhatsApp для оперативной работы отдела продаж. Это интересный формат, и скорее всего, он у нас приживётся.

Интранет

Это общее рабочее пространство, где хранятся файлы и ведется обсуждение рабочих и внерабочих вопросов. Крупные компании разрабатывают собственный интранет под свои нужды. Небольшие и средние используют сторонние решения.

Компания «Мейл» разработала интранет «Мы»:

Подробнее об интранете «Мейла» рассказала Анастасия Жбанова, пресс-секретарь «Одноклассников» (входят в Mail.Ru Group):

«Интранет позволяет решить целый круг задач, прежде всего вопросы вовлечения и внутренних коммуникаций:

• Информация о компании.
• Информация о сотрудниках. Дополняется отдельными группами и чатам «по интересам» — спорт, игры, изучение иностранных языков, обсуждение новинок отрасли.
• Новости о запусках, важных событиях, предстоящих мероприятиях
• Блоги, в которых разработчики рассказывают о продуктах, над которыми они работают, и последних конференциях, которые посетили;
• Разделы для обсуждения и голосования за новые идеи, связанные с нашими продуктами и офисами.
• Важной частью интранета является блок, реализующий текущие задачи. Это таск-трекер, система работы с документами и прочее.
• Как и в любой социальной сети, сотрудники могут обмениваться мнениями, картинками, получать бейджи как принадлежность к комьюнити или за достижения, участвовать в голосованиях и просто общаться».

Команда Out of Cloud в качестве интранета использует облачную систему ведения проектов «Бейскемп». Здесь мы ставим задачи, общаемся с клиентом, делимся новостями и файлами:

Пользуемся «Бейскемпом» уже три года. Правда, интерфейс на английском языке подойдет не всем компаниям.

Минусы

• Сторонние решения обычно платны.
• Если компания разрабатывает собственный интранет — требуется время дизайнера, верстальщика и программиста.
• Интранет с непонятной структурой превращает работу с ним в страшный сон.

Плюсы

• Интранет с простой структурой, напротив, упрощает распространение и хранение информации.

Социальные сети

Кроме интранета «Мы» команда «Одноклассников» использует в собственной социальной сети тематические группы коллег. Также есть открытая группа, посвященная новостям проекта:

Минусы

• Социальные сети отвлекают от работы.

Плюсы

• Бесплатно.
• Есть многие функции интранета: обсуждения, обмен файлами.
• Готовая платформа. Не нужно разрабатывать свою.

Рассылка по электронной почте

Самый распространенный формат. Можно делать рассылку без дизайна, как обычное письмо:

Западные компании используют фирменные шаблоны:

Минусы

• Рассылки теряются в почте. Их потом сложнее найти, чем информацию в интранете.
• Нет общего доступа. Если в компанию приходят новый сотрудник, кто-то должен переслать ему важные письма.
• Если компания использует email-платформу (популярны «МейлЧимп» и «Юнисендер»), за нее нужно платить.

Плюсы

• Рассылка не требует денежных расходов. Если компания небольшая и рассылок не очень много — email-платформу можно использовать бесплатно.
• Можно читать в почте. Не нужно ничего скачивать на компьютер, или вводить дополнительный логин-пароль.

Многие компании используют для разных задач разные форматы коммуникаций. Например, «Одноклассники» для сообщений от руководства используют рассылку, для общения между коллегами — интранет «Мы» и закрытые группы в социальных сетях, а для новостей о компании — открытую группу «Все ОК!».

Большинство компаний, которые мы опросили, преимущественно используют формат email-коммуникаций — он наиболее понятен и прост для внедрения. Поэтому в этом исследовании мы подробно рассмотрим именно email-рассылки.

Представьте два менеджера.  Один ведет рассылку о работе своего отдела, а второй нет. Сотрудники будут выше ценить первого менеджера, потому что все в курсе событий и результатов его отдела.

Информационные поводы корпоративных рассылок

Существует много поводов для рассылки. Их можно разделить на группы:

1. Рассылки о работе.
2. Рассылки о сотрудниках.
3. Рассылки вне работы.
4. Рассылки для одного сотрудника.

Например, в «Сплате»:

• Каждый понедельник от Евгений Демин делает заряжающую рассылку. Во вложении он пересылает письма от потребителей.
• Ассистент Демина делает еженедельные рассылки о развлечениях в Москве в выходные.
• Есть рассылки о собраниях, поздравления с праздниками, рассылка о дне рождения каждого сотрудника и о выходе нового сотрудника.

Не пугайтесь, что рассылок много. Все они выходят по разным поводам, от разных людей и в разное время.

Рассылки о работе

Дайджест новостей

«Одноклассники» по пятницам выпускают еженедельный дайджест. Он выходит в приятном дизайне:

Дайджест рассказывает о новостях за прошедшую неделю, публикациях в СМИ и анонсирует внутренние мероприятия.

Результат

• Сотрудники в курсе, что происходит в компании. Они могут лучше планировать свою работу. Они увереннее в завтрашнем дне, а значит, лояльнее к компании.

В «Одноклассниках» работает более 300 человек в Москве, Петербурге и Риге. Знать, что происходит у коллег в других отделах и даже городах, получать информацию из первых рук — для нас не менее важно, чем делиться новостями вне компании.

Планы и успехи

Компания «Джонсон и Джонсон» рассказывает своим сотрудникам о новых продуктах и рекламных акциях. Ставится акцент на том, как все это поможет компании расти:

Результаты

• Рассказ о планах компании означает, что сотрудники небезразличны руководству, что они одна команда.

Новые продукты и сервисы

«Манн, Иванов и Фербер» регулярно рассказывают сотрудникам о новых возможностях сайта издательства. В одной из рассылок они пишут о появлении функции «Добавить в вишлист»:

Результат

• Знание продуктов и сервисов компании помогает сотрудникам консультировать клиентов.

Текущие бизнес-задачи

В рассылке можно зафиксировать информацию о задачах, собрании или мероприятии: повод, состав участников, время, место, что подготовить.

Аналитика рынка

Евгений Демин, генеральный директор «Сплата», регулярно высылает менеджерам аналитические материалы:

Результат

• Аналитика помогает менеджерам разрабатывать бизнес-планы с учетом развития рынка и экономики в целом.

Публикации о компании в СМИ

«Манн, Иванов и Фербер» делают специальную рассылку о том, какие СМИ пишут о книгах издательства. Например, «РИА Новости» написали, что Федор Бондарчук будет снимать кино по книге «Код Дурова»:

Автор рассылки шутит по этому поводу: «Друзья, доброе утро! В России каждую минуту рождается 3 потенциальных читателя МИФа, а каждые 2 часа — новая рецензия на одну из наших книг».

Результат

• Сотрудники понимают смысл своей работы и ответственность за результат. Они видят, как их компания меняет мир. Это очень сильная ценностная мотивация.

Отзывы клиентов

Руководство «Фабрики окон» уделяет огромное внимание клиентам и заражает этим команду. У них есть еженедельная рассылка с индексами удовлетворенности и отзывами:

Результат

• Сотрудники помнят о том, для кого они работают.
• Сотрудники знают причины недовольства и нужды клиентов.
• В рассылке не назван человек, из-за которого компания получила отрицательный отзыв. Однако он наверняка поймет, что речь о его работе. Он и коллеги получат стимул впредь не допускать такую ошибку.

Рассылки о сотрудниках

Выход нового сотрудника

Хорошо, когда сотрудники одной компании знают друг друга. Если в команду приходит новый человек — его можно представить коллегам в рассылке. Стоит указать:

• Имя нового сотрудника.
• Фотография.
• Должность и обязанности.
• Контакты: почта, телефон и номер кабинета.

Пример «Фабрики окон»:

В письме есть документ-вложение. Это краткое эссе, которое каждый новый сотрудник пишет о себе спустя неделю работы. Он рассказывает о своем опыте в оконной сфере, своих увлечениях, и почему пришел в «Фабрику окон», прикладывает фотографию.

Результат

• Сотрудники знают, кого как зовут, и кто как выглядит. Это упрощает общение и поиск нужного человека во время работы.
• Все в курсе, по каким вопросам обращаться к новому сотруднику.
• Люди с такими же интересами найдут повод для общения во внерабочее время.

Благодарность за работу

«Фабрика окон» каждый месяц отмечает лучших сотрудников:

Для каждого отдела есть свои критерии, кто попадает в рассылку. Критерии основаны на четких KPI.

Результат

• Положительная оценка сотрудника мотивирует его и коллег достигать новых результатов.
• Людям важно чувствовать, что их работу ценят. Разве не здорово делать коллег счастливее?

Корпоративы, мероприятия, события у сотрудников

Евгений Демин благодарит коллег за поздравление с днем рождения и праздник:

Другой пример — рассылка о том, как дети сотрудников посетили «Фабрику окон»:

Результат

• Еще один повод улыбнуться.
• В итоге — любовь сотрудников к своей компании.

У меня есть формула для рассылок о мероприятиях, праздниках и конференциях. Я делаю три рассылки:

• Предвкушение (подогреваем интерес);

• Кульминация (само событие);

• Послевкусие (итоги, фотографии, обратная связь).

Письма одному сотруднику

Отбор в компанию

Email-рассылка сопровождает каждый этап:

1. Кандидат заполнил заявку на вакансию —> подтверждение, что заявка получена, и благодарность за интерес к вакансии.
2. HR-менеджер перезвонил кандидату и договорился о собеседовании —> письмо, фиксирующее время и место встречи.
3. Вечером после собеседования (вне зависимости от результатов) —> благодарность за встречу и обещание будущего контакта.
4. Кандидат одобрен —> поздравление, фиксация условий работы, даты и времени выхода.
5. Кандидат не одобрен —> отказ и сожаление.

Многие из этих писем можно шаблонизировать или даже сделать автоматическими.

Результаты

• Общение по почте помогает фиксировать договоренности.
• Шаблоны рассылок экономят время HR-менеджера.
• Кандидат ценит заботу со стороны компании.

Общение с новым сотрудником

Екатерина Полухина, HR-менеджер «Фабрики окон», высылает каждому новому сотруднику приветственно письмо. В письме Екатерина объясняет, «где что лежит» и к кому обращаться с вопросами, дает ссылки на полезные материалы и информацию о ближайших событиях:

В приложении к письму — презентация о компании. В ней говорится о ценностях компании, структуре и основных процессах.

Первые слайды презентации сразу настраивают на нужный лад:

Результат

• Новый сотрудник вовлекается в корпоративную культуру и чувствует внимание со стороны компании.

В «Эльдорадо» 20 000 сотрудников. Сильно развита корпоративная культура, есть корпоративная рассылка.
Если у кого-то было горе или нужда — через рассылку собирали деньги или любую другую помощь. Всегда выручали людей.

Наши собственные рассылки

Показав корпоративные рассылки других компаний, мы не могли не показать свои.

Каждую пятницу мы в Out of Cloud подводим итоги недели. Делимся друг с другом важными событиями недели и обсуждаем планы на следующую. Обычно это происходит в таком формате. Вечером в пятницу сотрудники московского офиса наливают чай-кофе и собираются вокруг большого стола, а удаленные подключаются по скайпу.

Бывает, итоги в таком формате не получается подвести. Тогда основатель Out of Cloud Виталий Александов делает рассылку. А потом каждый член команды может написать на общий ящик, чем неделя запомнилась ему.

Письмо Виталия:

Дополнительно к итогам недели мы решили подводить итоги месяца — именно в формате рассылки. Письмо с итогами месяца рассылает коммерческий директор Михаил:

Как делать рассылку

Вместе с экспертами мы сформулировали ряд рекомендаций для тех, кто запускает или уже ведет корпоративную рассылку.

• Определите цель.

Что вы хотите получить от рассылок? Контент нужно настраивать под цели.

• Определите круг авторов.

Если рассылки будут приходить от всех подряд, они потеряют ценность. В «Фабрике окон» рассылки от коммерческого директора чаще посвящены акциям, а от службы персонала — людям и событиям».

• Используйте графику.

Не грузите рассылки большой текстовой информацией. Добавляйте фото, картинки и инфографику.

• Не опускайте руки.

Нужно ждать, что тебя услышат, при этом знать, что услышат не все. Конверсия из рассылки в открытое письмо ниже, чем 100%. А прочитывают и проживают полученную информацию — еще меньше. Но те, кто хочет услышать, все равно услышат.

• Периодичность рассылки может быть гибкой.

Руководитель пишет раз в месяц. Отдел маркетинга может писать по мере поступления новостей: обновления сайта, запуска рекламных кампаний.

• Только полезная информация.

Любой корпоративный digest или другой формат информирования должен быть составлен из той информации, которая реально нужна коллегам, которой они могли бы поделиться между собой.

• Вовлекайте сотрудников.

Посылать письма «в один конец» смысла не имеет. Нужно переводить обсуждение на площадку, где сотрудники смогут выразить свое мнение, поделиться комментарием. А также дать возможность сотрудникам участвовать в рассылке. Мне кажется, что ничего так не мотивирует к прочтению дайджеста, чем собственная в нем новость.

• Регулярность.

Я пишу письма по горячим следам. 3-4 числа каждого нового месяца на общий ящик приходит мой обстоятельный рассказ о проделанной работе. Что удивительно, в те редкие моменты, когда я задерживаюсь, коллеги сами напоминают, мол, а где же очередные итоги?

• Говорите открыто.

В моих письмах история взлетов и падений. Это 100% честный рассказ о том, что происходит на рынке и в компании. Если нам пришлось расстаться с кем-то из команды, я открыто говорю о причинах. Особенно в тех ситуациях, когда это может послужить нам уроком.

• Берите обратную связь.

Менеджер, сильно зацикленный на себе, забывает поблагодарить сотрудников за выполненную работу. Если такое происходит один-два раза — ну ладно, закрутился, с кем не бывает. Но если постоянно — отношение к начальнику соответствующее. Я вкалываю, а ты не ценишь? Не забывайте дать обратную связь. Как минимум, сказать коллегам спасибо.

• Кораблю нужен капитан.

Невероятно важно, чтобы хотя бы часть информации шла именно от руководителя компании. Хотя бы короткая благодарность. В первую очередь команда слушает и надеется на капитана.

• Творите.

Нет ничего хуже, чем унылое перечисление: новость номер один, номер два, номер три. Рассылка  — это творчество. Делайте ее в первую очередь такой, как вы хотите, а не «как должно быть». Кстати, рассылка — отличный способ развить навыки писателя, редактора. Пробуйте, играйте, творите. Конечно, не в ущерб коллегам и работе.

• Критика это хорошо.

Какой бы хорошей и правильной не была рассылка, наверняка будут сотрудники, которым она не нравится. Если есть возможность — обсудите с ними, что именно не нравится, и что они предлагают улучшить. Дальше по ситуации. Если это просто троллинг — не обращайте внимания. А конструктивные предложения здорово внедрить. И рассылка станет лучше, и человеку будет приятно.
На этом у меня все.
Огромное спасибо всем компаниям, которые приняли участие в исследовании. Без вашей помощи ничего бы не получилось. Вы еще раз доказали, что России есть работодатели, которые открыты для общения с сотрудниками, любят свое дело и стараются на совесть. Спасибо!

Напоследок хочется предостеречь. Главная ошибка, которую можно допустить — считать, что для общения с командой рассылки хватит. Это не так. Рассылка дополняет, но не заменяет живое общение. Собрания, корпоративы и личные встречи помогают установить эмоциональный контакт и донести сотрудникам ваши ценности.
Особенно важно встречаться лицом к лицу с новичками. Вначале 1-2 раза в неделю, затем реже, раз в месяц. Со старичками — минимум раз в полгода общаться один на один. Подробно обсуждать, что человеку нравится и не нравится, что можно улучшить в его работе, в его отделе, и как вы с ним видите его развитие в компании.
Здорово дарить коллегам небольшие подарки, проявлять внимание и просто улыбаться. Как это делать — здорово написал Максим Ильяхов в статье о пяти языках любви, рекомендую.

Хороших вам рассылок и приятного общения!

P.S. Перешлите ссылку на статью вашему коллеге, который хочет делать рассылку по сотрудникам.
P.P.S. Если вы уже делаете корпоративные рассылки и готовы об этом рассказать — это здорово! Напишите мне на mike@outofcloud.ru. Мы разместим ваш кейс в блоге Out of Cloud.