Более 2000 бизнесменов, маркетологов, дизайнеров и разработчиков следят за новостями нашего блога.

Присоединяйтесь:

Подписаться
Отлично!

Подтвердите подписку: письмо в почте, там жмите на ссылку

Все записи
Рассказывает Евгения Давыдова,
редактор

Представьте маленькую email-студию: директор, аналитик, дизайнер, техспец и пять email-маркетологов. Они работают на пяти проектах — это средние компании, которым агентство делает рассылку.

У сотрудников есть зоны ответственности: один придумывает карты коммуникаций, другой дизайнит картинки, третий настраивает отправки, остальные работают с клиентами и создают рассылки. В агентстве рай: директор легко контролирует работу сотрудников. 

Если нарисовать схему взаимодействия, она будет выглядеть так:

Схема управления небольшой компанией

Студия растет и превращается в CRM-агентство из 60 человек. Если не считать сотрудников из бухгалтерии, юристов и hr-менеджеров — это пять отделов. К простым задачам по рассылкам прибавляются объемные CRM-стратегии, игровые механики, сложные интеграции, анализ поведения покупателей. Вместо 9 проектов — 25.

Рай превращается в бардак. Лариса и Петя делают одну и ту же работу и даже не знают об этом, Вася не помогает коллегам, вместо этого тянет время, просит правильно передать ему задачу. Ангелина поняла, что директор за ее работой не следит, и долго ходит на обед. Схема управления командой выглядит так:

Схема управления без хорошей системы управления

В агентстве Out of Cloud четыре года назад увидели проблему хаоса задач и управления проектами и внедрили систему «Кайтен»

«Кайтен» — это система управления всеми сотрудниками и проектами агентства. Несколько пространств, между которыми легко перемещаться. Одна задача — одна карточка на пространстве с исполнителями.

Когда новички впервые видят наши доски, они пугаются. Выглядит устрашающе. Ниже только одно из пространств системы — здесь разрабатываем контент: email-рассылки, пуши, СМС, посты, баннеры и статьи.

Есть пространства, где CRM-стратеги работают с аналитиками и где разработчики верстают лендинги и сайты, пространство для отдела маркетинга и отдельно — для редакции агентства.

Система «Кайтен»Задачи агентства перемещают слева-направо, по пути в карточке-задаче появляются новые специалисты: аккаунт-менеджеры, стратеги, контент-маркетологи, дизайнеры, техспецы или разработчики

Когда меня спрашивают, на что похожа наша система управления, я говорю, что это «Трелло» на стероидах. Те, кто когда-нибудь работал в «Трелло», представляют, что это: задачи-карточки, исполнители, комментарии, сроки и движение задачи слева-направо — от разработки до реализации. 

В основе «Кайтена» — задачи агентства, оформленные в карточки. В них — участники и вводные для разных специалистов. У задачи-карточки есть сроки, исполнители и стоимость задачи для клиента.

Когда один специалист заканчивает свою часть работы, он переводит ответственность на другого специалиста, и тому приходит оповещение. Это исключает потерю задач и возгласов вроде: «Ой, совсем забыли баннер сделать».

За четыре года мы синхронизировали систему с процессами внутри агентства, поэтому второй такой системы не существует. Мы используем «Кайтен», чтобы понять рентабельность проектов для агентства и загрузку специалистов.

il_kaiten4 (1)

Цитата креативного директора

Плюсануть
Поделиться
Класснуть