Как проходит адаптация новых сотрудников в Out of Cloud

Сотрудники Out of Cloud — это узкие digital-специалисты: CRM-стратеги, аналитики, аккаунт-менеджеры, техспецы, контент-маркетологи.

Рабочие процессы завязаны на системе управления задачами Kaiten. Специалисты передают друг другу карточки-задачи, пишут комментарии и меняют ответственных. Работа на проекте не остановится, если контент-маркетолог уйдет в отпуск. Его работу подхватит другой специалист из запаса, поэтому важно, чтобы все понимали, как работает система агентства.

Даже если опытных специалистов без подготовки бросить в будни Out of Cloud, на проектах начнется хаос.

Все новые специалисты в течение месяца стажируются во всех отделах агентства, разбираются в процессах и помогают коллегам с задачами. Адаптационный период помогает им не утонуть в потоке информации.

В этой статье рассказываем, как Out of Cloud адаптирует новых сотрудников к бизнес-процессам и почему стажировка уровня junior и senior одинаково важна при устройстве на работу.

За время стажировки компания присматривается к сотруднику, а сотрудник — к компании

Все процессы агентства держатся на людях и их взаимодействии. Например, от того, насколько быстро и точно аккаунт-менеджер Коля передаст информацию контент-маркетологу Ане, зависит качество выполненной работы. Стажировка предполагает погружение в работу всех отделов, что помогает ребятам лучше понимать круг обязанностей друг друга.

Дарья Швалова
CMO Out of Cloud
Новички проходят стажировку в четырех отделах: креативном, стратегическом, разработки и аккаунтинга. Ребята встречаются с руководителями и командой, проходят адаптационные курсы и пробуют себя в прикладных задачах. Например, техспецы настраивают триггеры и работают с CDP-платформой, аккаунты общаются с клиентами и ставят задачи в Kaiten, стратеги — рисуют карты коммуникаций.

Адаптационный период выстроен так. В течение первых двух недель HR активно созванивается с новым сотрудником, рассказывает про основные правила работы и базовые ценности компании. Каждый сотрудник получает доступ к внутренней платформе Space и проходит адаптационный курс «Добро пожаловать на борт». Курс состоит из 13 уроков и содержит все часто задаваемые вопросы. Ребята учатся работать в Kaiten, узнают про историю и принципы Out of Cloud, находят ответы на вопросы про зарплату и возможности роста в компании.

Курс «Добро пожаловать на борт» на внутренней платформе Space

Параллельно руководитель отдела, в котором теперь работает новый сотрудник, назначает персональные курсы и задания — это помогает глубже погрузиться в специфику работы. Руководитель проводит персональные встречи с сотрудником и собирает обратную связь. Его задача — помочь новичку осознать, какие шаги выполнить, чтобы остаться в компании.

Никита Соколов
креативный директор Out of Cloud
Как руководителю мне нравятся инициативные ребята. Те, кто не боятся брать задачи, помогают коллегам, предлагают идеи по улучшению процессов. Еще ценю любопытство — желание что-то узнать и изучить, пропустить через себя и поделиться с другими. Здорово, когда стажеры интересуются всей жизнью компании: участвуют в корпоративах, квизах, ходят на спортивные мероприятия. Это сигнал, что человек хочет стать частью команды.

Следующий этап — двухнедельные стажировки в трех других отделах. Ребята ходят на статусы отделов и встречи с клиентами. Плюс, сотрудники отделов ведут уроки: рассказывают, в чем заключается их работа и дают задания на платформе Space.

За время стажировки компания присматривается к сотруднику, сотрудник — к компании. Мы даем возможность проявить себя. В конце стажировки выясняем, случился ли у нас мэтч и будем ли продолжать работать дальше.

Наша памятка для новых сотрудников. В ней рассказываем, что делать, чтобы стать частью команды. Составлена на основе опроса руководителей отделов и кураторов стажировок

Анастасия Серегина
HR Out of Cloud
У системы адаптации несколько плюсов. Во-первых, постепенное погружение в работу помогает не потонуть в новой информации.

Во-вторых, мы можем отследить KPI по адаптации новых сотрудников. За последние восемь месяцев все сотрудники прошли испытательный срок. Это отличный показатель.

В-третьих, стажировка влияет на HR-бренд компании. Мы позиционируем себя как коллектив с дружелюбной атмосферой, где готовы помочь и ответить на вопросы. Из таких мелочей строится HR-бренд, и к нам приходят замотивированные ребята.

Сотрудники компании помогают новичкам влиться в работу, чтобы снизить их уровень стресса

Адаптационный период в агентстве появился в 2020 году после начала пандемии. На полной удаленке сотрудникам сложнее выстраивать неформальные связи друг с другом, а стажировка — возможность познакомиться не только с рабочими процессами, но и с коллегами.

Мы понимаем, что быть стажером непросто. Поток новой информации, незнакомый коллектив, чувство неопределенности: вроде новый сотрудник и часть команды, а вроде еще не совсем.

Чтобы снизить уровень стресса новичка, стажировку по отделам проводят сотрудники Out of Cloud. Эти ребята — опытные специалисты, которые работают в агентстве больше года. Они помогают адаптироваться, отвечают на вопросы, становятся приятелями внутри нового коллектива.

Куратор стажировки организовывает встречу-урок с новичками и отвечает на вопросы

Ольга Ухваркина
технический специалист Out of Cloud и куратор стажировок
Мне нравится понятно и доступно рассказывать о работе технических специалистов: что делаем, как делаем, чем пользуемся и куда бежим, если чего-то не знаем. Так как коллеги тоже взаимодействуют с инструментарием техспецов, стажировка закрывает часть вопросов и помогает лучше понимать друг друга. Я приоткрываю завесу тайны для ребят из других отделов, и это здорово, быть полезной.

Светлана Кулешова
технический специалист Out of Cloud и куратор стажировок
Я курирую стажировки, потому что это вклад в мое будущее и будущее компании. Ведь стажеры — мои будущие коллеги. От того, как я им объясню суть работы техотдела, зависит продуктивность дальнейшей работы. Мой принцип: чем подробнее, тем лучше.

Конечно, вести стажировку у группы из семи человек сложнее, чем у одного. Но есть и плюсы. Ребята смотрят на процессы свежим взглядом, привносят новые идеи, интересуются всем, что связано с компанией. Это такой источник вдохновения, когда работаешь в компании не один год.

По результатам стажировки складывается целостная картина работы компании

Все инструменты, которые мы внедряем в Out of Cloud, в первую очередь направлены на комфорт сотрудников. Адаптационный период — такой же инструмент, эффективность которого измеряет HR-отдел: проводит опросы, собирает мнения и анализирует их.

Качественные опросы показывают, что сотрудники удовлетворены качеством стажировки. Плавное погружение дает время привыкнуть к новой реальности и коллективу. Отмечают, что знания, полученные в период адаптации, остаются полезными и актуальными даже после полноценного трудоустройства.

Майя Шахназарова
аккаунт-менеджер Out of Cloud
Недавно у меня на проекте сломались ссылки в письме. На стажировке рассказывали, что делать в такой ситуации: поменять «?» на «&». Сделала — и всё заработало.

Стажировка дала прикладные знания. С одной стороны, ссылками занимается контент-маркетолог, это его зона ответственности. С другой — полезно знать такие лайфхаки в случае чего. Помогает не стрессовать и оперативно решать проблемы.

Наталья Пиневич
старший CRM-стратег Out of Cloud
Я буквально недавно закончила стажировку. В конце июля этого года вернулась к работе после отпуска по уходу за ребенком. За это время поменялся коллектив и рабочие процессы, поэтому стажировка была актуальна.

Было интересно узнать, как организована жизнь внутри разных отделов. В каждом отделе своя атмосфера. У аккаунтов динамичная жизнь, у техспецов всё четко, а в креативном отделе царит ламповая атмосфера и взаимоподдержка: на еженедельных встречах они обсуждают рабочие задачи, делятся эмоциями и играют в игры.

Здорово, что процесс стажировки не полностью автоматический, а с привлечением сотрудников, которые помогают во всем разобраться и отвечают на вопросы. По результатам стажировки складывается целостная картина работы компании.

Адаптационный период помогает новым сотрудникам безболезненно влиться в работу и команду агентства. За месяц ребята знакомятся с коллегами, изучают систему управления проектами Kaiten, узнают о работе отделов и выполняют задачи, приближенные к боевым. Такой подход помогает нам не допускать хаоса на проектах, а новичкам — не потонуть в новой информации.