Как управлять десятками проектов и сотней человек с помощью одной системы

Как управлять десятками проектов и сотней человек с помощью одной системы

Представьте маленькую email-студию: директор, аналитик, дизайнер, техспец и пять email-маркетологов. Они работают на пяти проектах — это средние компании, которым агентство делает рассылку.

У сотрудников есть зоны ответственности: один придумывает карты коммуникаций, другой дизайнит картинки, третий настраивает отправки, остальные работают с клиентами и создают рассылки. В агентстве рай: директор легко контролирует работу сотрудников.

Если нарисовать схему взаимодействия, она будет выглядеть так:
Студия растет и превращается в CRM-агентство из 60 человек. Если не считать сотрудников из бухгалтерии, юристов и hr-менеджеров — это пять отделов. К простым задачам по рассылкам прибавляются объемные CRM-стратегии, игровые механики, сложные интеграции, анализ поведения покупателей. Вместо 9 проектов — 25.

Рай превращается в бардак. Лариса и Петя делают одну и ту же работу и даже не знают об этом, Вася не помогает коллегам, вместо этого тянет время, просит правильно передать ему задачу. Ангелина поняла, что директор за ее работой не следит, и долго ходит на обед. Схема управления командой выглядит так:
В агентстве Out of Cloud четыре года назад увидели проблему хаоса задач и управления проектами и внедрили систему «Кайтен»
В агентстве Out of Cloud четыре года назад увидели проблему хаоса задач и управления проектами и внедрили систему «Кайтен»
«Кайтен» — это система управления всеми сотрудниками и проектами агентства. Несколько пространств, между которыми легко перемещаться. Одна задача — одна карточка на пространстве с исполнителями.

Когда новички впервые видят наши доски, они пугаются. Выглядит устрашающе. Ниже только одно из пространств системы — здесь разрабатываем контент: email-рассылки, пуши, СМС, посты, баннеры и статьи.

Есть пространства, где CRM-стратеги работают с аналитиками и где разработчики верстают лендинги и сайты, пространство для отдела маркетинга и отдельно — для редакции агентства.
Задачи агентства перемещают слева-направо, по пути в карточке-задаче появляются новые специалисты: аккаунт-менеджеры, стратеги, контент-маркетологи, дизайнеры, техспецы или разработчики
Когда меня спрашивают, на что похожа наша система управления, я говорю, что это «Трелло» на стероидах. Те, кто когда-нибудь работал в «Трелло», представляют, что это: задачи-карточки, исполнители, комментарии, сроки и движение задачи слева-направо — от разработки до реализации.

В основе «Кайтена» — задачи агентства, оформленные в карточки. В них — участники и вводные для разных специалистов. У задачи-карточки есть сроки, исполнители и стоимость задачи для клиента.

Когда один специалист заканчивает свою часть работы, он переводит ответственность на другого специалиста, и тому приходит оповещение. Это исключает потерю задач и возгласов вроде: «Ой, совсем забыли баннер сделать».

За четыре года мы синхронизировали систему с процессами внутри агентства, поэтому второй такой системы не существует. Мы используем «Кайтен», чтобы понять рентабельность проектов для агентства и загрузку специалистов.
Антон Самутин
CEO Out of Cloud
Правильная оценка работы покажет, сколько пользы приносит компании сотрудник — в деньгах и в экспертизе. Для этого у руководителя есть инструменты оцифровки подразделений в целом и для каждого сотрудника в частности.

Основной инструмент управления командой и проектами в Out of Cloud — система «Кайтен». Она хранит все задачи агентства. Сотрудники отмечают в «Кайтене» время, которое тратят на выполнение задачи, и стоимость этой задачи для клиента. Благодаря «Кайтену» мы замеряем рентабельность каждого проекта и каждого сотрудника агентства.
Никита Соколов
креативный директор Out Of Cloud
По каждому сотруднику в конце месяца делаю выгрузку: смотрю выработку, соответствие планового и фактически затреканного времени. Если что-то не так, то на статусах со специалистом анализируем задачи, которые вызвали трудности.

«Кайтен» помогает анализировать ситуацию по каждому проекту. Благодаря тегам мы можем определить, сколько времени ушло на работу в сумме и по каждой отдельной задаче. Так мы следим за рентабельностью проекта и еженедельно контролируем количество задач в плане и факт выполненных работ.

Визуальное представление всех задач здорово помогает увидеть зависшие задачи, просмотреть всю историю действий по ним и сделать следующий шаг, чтобы быстрее переместить эту карточку в колонку «Релиз».
Мария Немарова
редактор
02.09.22
Наталья Самборская
дизайнер
Евгения Давыдова
главный редактор
Хотите обсудить проект?
С нас — точные вопросы, предложения и примерный план действий
Нажимая на кнопку, даю согласие на обработку моих персональных данных.
Другие статьи на эту тему
Другие статьи на эту тему